Workflow

Workflow – znaczenie

Workflow (przepływ pracy) to odgórnie określona sekwencja działań oraz zadań stosowana w organizacji, która ma przynieść określony rezultat. Obrazuje, w jaki sposób realizacja danej operacji przechodzi z jednego etapu do drugiego w usystematyzowany sposób, który definiuje dokładnie, co powinno być wykonane, kiedy oraz przez kogo. To uporządkowana metoda organizacji procesów biznesowych.

Głównym celem workflow jest zwiększenie efektywności organizacji poprzez standaryzację procesów, eliminację niepotrzebnych opóźnień i zapewnienie przejrzystości działań. Dobrze zaprojektowany workflow redukuje liczbę błędów, oszczędza czas i pozwala lepiej kontrolować przebieg pracy.

Co składa się na proces workflow?

Przepływy pracy opierają się na współpracy kilku elementów. Są to:

Uczestnicy procesu – osoby lub systemy zaangażowane w realizację zadań:

• Inicjatorzy procesu, którzy rozpoczynają workflow
• Wykonawcy poszczególnych zadań
• Osoby zatwierdzające i podejmujące decyzje
• Administratorzy nadzorujący przebieg procesu

Reguły biznesowe, które określają:

• Warunki rozpoczęcia i zakończenia procesu
• Kryteria podejmowania decyzji
• Ścieżki alternatywne w procesie
• Limity czasowe i priorytety zadań

Zadania i czynności:

• Konkretne działania do wykonania
• Punkty decyzyjne
• Punkty kontrolne
• Działania automatyczne

System powiadomień:

• Automatyczne przypomnienia
• Alerty o przekroczeniu terminów
• Informacje o potrzebie podjęcia działań
• Komunikaty o zakończeniu etapów

Dokumentacja i dane:

• Formularze i szablony dokumentów
• Dane wejściowe i wyjściowe
• Historia zmian i działań
• Raporty i analizy

Mechanizmy kontroli:

• Monitorowanie postępu prac
• Śledzenie terminów
• Weryfikacja poprawności działań
• Identyfikacja wąskich gardeł

Procesy workflow a zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)

Choć można spotkać się z wymiennym stosowaniem tych terminów, nie są one tożsame, a główna różnica polega na ich zakresie. Zarządzanie procesami biznesowymi (z ang. Business Process Management, BPM) to zagadnienie znacznie szersze, na które składa się m.in. kompleksowe spojrzenie na wszystkie procesy biznesowe firmy z ich monitorowaniem, zarządzaniem zasobami i efektywnością czy właśnie – integracja różnych procesów workflow.

Przepływy pracy są bowiem konkretną, w pełni lub częściowo zautomatyzowaną sekwencją, którą można porównać do szczegółowej, jasnej instrukcji wykonania danego procesu. To narzędzie wykorzystywane w ramach szerszego systemu zarządzania procesami biznesowymi, które stanowi jeden z elementów całościowego podejścia do organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Dla przykładu, proces workflow zatwierdzania faktury może składać się ze zdefiniowanych kroków obejmujących: otrzymanie dokumentu, weryfikację danych, akceptację przełożonego, księgowanie oraz realizację płatności. Tymczasem zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) obejmuje cały system zarządzania finansami w firmie, łącznie z polityką zakupową czy strategią.

Czym są systemy workflow?

Systemy workflow to rozwiązania informatyczne służące do modelowania, monitorowania postępów i zarządzania procesami biznesowymi w oparciu o automatyzację. Są wykorzystywane do koordynacji zadań, informacji oraz decyzji między ludźmi, systemami i organizacjami w zgodzie z odpowiednimi regułami i procedurami. Dobrze wybrany system stanowi doskonałą odpowiedź na powielające się często problemy, czyli: błędy w realizacji zadań, trudności z raportowaniem i kontrolą statusu projektów, ograniczonym dostępem do dokumentacji projektowej i zbyt długim czasem poświęcanym na rutynowe czynności.

Procesy workflow w systemie ERP

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) są centralnym punktem zarządzania danymi przedsiębiorstwa, obejmującymi obszary takie jak finanse, logistyka, produkcja, sprzedaż czy zasoby ludzkie. Ich integracja z narzędziami workflow umożliwia połączenie automatyzacji procesów biznesowych z centralnym repozytorium danych, czego przykładem jest zastosowanie workflow w Microsoft Dynamics 365 Business Central. Realizowanie i monitorowanie wszelkich działań odbywa się z poziomu systemu ERP, zapewniając użytkownikom pełną przejrzystość. Mogą oni bowiem wprowadzać w życie procesy workflow w ramach znanych dla nich i wykorzystywanych w codziennej pracy programów, takich jak Microsoft Outlook, Teams, Sharepoint, Forms czy Excel.

Funkcje workflow w oprogramowaniu klasy ERP usprawniają komunikację pomiędzy działami, które mogą polegać na zautomatyzowanej realizacji procesów na bazie zawsze aktualnych, spójnych danych.

Organizacje mogą również tworzyć niestandardowe, dostosowane do swoich potrzeb przepływy pracy bez konieczności wprowadzania modyfikacji do samego systemu ERP.

Przykłady zastosowania rozwiązań workflow

Narzędzia workflow w połączeniu systemami ERP można wykorzystywać do automatyzacji procesów biznesowych w wielu różnych obszarach działalności firmy. Jakich?

Zarządzanie dokumentami

Systemy workflow automatyzują proces przepływu, weryfikacji i zatwierdzania dokumentów, takich jak zamówienia zakupu, sprzedaży, faktury czy zgłoszenia reklamacji. Np. po utworzeniu przez dział sprzedaży zamówienia, system workflow przesyła dokument do osoby odpowiedzialnej za jego zatwierdzenie, co może wymagać spełnienia zdefiniowanych uprzednio warunków – np. jeżeli wartość zamówienia jest wyższa niż określona kwota, dokument przechodzi dodatkowy etap weryfikacji, co zwiększa kontrolę nad wydatkami i pozwala na eliminację błędów.

Z kolei w przypadku faktur, workflow sprawdza jej zgodność z zamówieniem zakupu, przekazując następnie fakturę do zatwierdzenia przez odpowiednią osobę.

Zarządzanie projektami

Dzięki workflow wszystkie etapy projektów – począwszy od planowania, przez realizację, po ich finalizację – są porządkowane i monitorowane na bieżąco. Z systemami workflow możesz definiować zasady, role użytkowników oraz procedury obowiązujące w ramach każdego zadania. Powtarzalne czynności (np. wysyłka powiadomień lub generowanie raportów) wykonywane są automatycznie. Uczestnicy projektu posiadają wgląd w status zadań w czasie rzeczywistym, co wspomaga kontrolę harmonogramu, a także pozwala na szybsze identyfikowanie potencjalnych błędów.

Zarządzanie finansami

Przepływy pracy w obszarze finansów nie tylko minimalizują ręcznie wykonywane zadania, ale także podnoszą jakość zarządzania budżetem. Wspomniana już obsługa faktur to tylko jedno z zastosowań. Narzędzia workflow wspierają procesy planowania i dokonywania płatności dzięki tworzonym harmonogramom, powiadomieniom, integracji z systemami bankowymi czy weryfikacji zgodności płatności z zaplanowanym budżetem. W sposób automatyczny kontrolowane są zaległe płatności, a także budżety.

Weryfikacja nowych klientów lub dostawców

W tym obszarze automatyzacji i standaryzacji podlegają procesy związane z oceną wiarygodności oraz kompletności danych nowych kontrahentów. Gdy klienci bądź dostawcy są dodawani do systemu, podlegają oni weryfikacji pod kątem poprawności danych oraz wysyłce do zatwierdzenia przez odpowiednią osobę. System może samodzielnie przeprowadzać ocenę wiarygodności, bazując na dostępnych raportach bądź historii współpracy.

Obsługa zapytań

Zapytania przesyłane przez klientów czy partnerów biznesowych są automatycznie rejestrowane oraz przypisywane do odpowiednich zespołów na podstawie zdefiniowanych reguł. W zakres reguł mogą wchodzić np. typy zgłoszeń czy ich priorytet. W przypadku nierozwiązania zgłoszenia, system workflow może przekazać sprawę do wyższego poziomu wsparcia, wysyłając odpowiednie przypomnienie. W przypadku standardowych zapytań, istnieje także opcja skorzystania z predefiniowanych szablonów do ustawienia odpowiedzi automatycznych, korzystających z integracji z odpowiednimi bazami wiedzy. Użytkownicy mogą również generować raporty na temat statystyk i obsługi zgłoszeń.

Zarządzanie zapasami

Przepływy pracy w tym obszarze to doskonały kierunek jeśli chodzi o kontrolę i uzupełnianie stanów magazynowych. Narzędzia workflow mogą automatycznie monitorować poziom zapasów oraz inicjować odpowiednie akcje w chwili, gdy dostępność danego produktu spadnie poniżej ustalonego minimum. Odpowiedzią na taką sytuację może być np. powiadomienie osób odpowiedzialnych za zamówienie bądź automatyczne wygenerowanie zamówień zakupu z uwzględnieniem informacji o dostawcach, cenach i terminach. Dzięki integracji z innymi rozwiązaniami, takimi jak systemy Business Intelligence, możliwe jest regularne generowanie raportów na temat rotacji zapasów, najpopularniejszych produktów czy nierotujących zapasów.

System workflow może również powiadamiać zespoły magazynowe o planowanych dostawach oraz tworzyć dokumenty przyjęcia i aktualizować poziomy zapasów po ich zatwierdzeniu. Możliwe jest także koordynowanie transferów między magazynami w wielu lokalizacjach.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Workflow przyspiesza, upraszcza i podwyższa jakość realizacji procesów z zakresie HR. Automatyzuje etapy rekrutacji, automatycznie rejestrując formularze zgłoszeniowe i kandydatów wraz ze statusami, a także prowadzi komunikację w zakresie wysyłki potwierdzeń do rekruterów i kandydatów. Usprawnia onboarding pracowników (np. poprzez tworzenie kont, przesyłanie pakietów powitalnych i umów), umożliwiając automatyczne przypisywanie zadań odpowiednich dla danego działu. Strukturyzuje obsługę wniosków pracowniczych, jak również wspiera specjalistów HR oraz menadżerów w zakresie monitorowania zaangażowania pracowników poprzez zbieranie danych z ankiet, raportów Business Intelligence, podsumowań frekwencji ze szkoleń itp.

Integracja procesów workflow z AI i Business Intelligence

Ścieżki wyznaczane w procesach workflow mogą być udoskonalane dzięki integracji z nowymi technologiami – w tym ze sztuczną inteligencją czy zaawansowaną analityką Business Intelligence. Współpraca ta otwiera przed użytkownikami jeszcze szersze horyzonty w zakresie wykorzystania gromadzonych danych.

Dzięki algorytmom AI, narzędzia workflow mogą wykonywać zadania, które wymagają interpretacji, kategoryzowania bądź podejmowania decyzji. Wśród przykładów zastosowania można wymienić:

Wykrywanie anomalii:

Sztuczna inteligencja analizuje dane w czasie rzeczywistym, wyłapując nietypowe elementy w ramach procesów, np. odstające od normy wydatki w procesach finansowych.

Klasyfikowanie i routing zgłoszeń:

Dzięki umiejętności analizy języka naturalnego, AI jest w stanie odczytywać treści zapytań i zadecydować o przypisaniu ich rozwiązania do odpowiednich zespołów.

Personalizacja procesów:

Sztuczna inteligencja pozwala dostosowywać działania w procesach workflow do preferencji użytkownika, np. rekomendując podjęcie konkretnych kroków lub skorzystanie z dokumentów na podstawie wcześniejszych zachowań.

Z kolei technologia BI dostarcza użytkownikom funkcjonalności zaawansowanej analizy danych oraz wizualizacji. W połączeniu z workflow, zwiększa to możliwości w zakresie monitorowania, raportowania oraz optymalizacji procesów na bazie danych przetwarzanych w czasie rzeczywistym. Przykłady zastosowania to:

Śledzenie KPI:

Rozwiązania workflow przekazują dane do systemów BI (takich jak np. Microsoft Power BI), które to tworzą interaktywne raporty i pulpity obejmujące kluczowe wskaźniki wydajności, np. czas realizacji projektów.

Identyfikowanie problemów:

Business Intelligence rozpoznaje w procesach workflow wąskie gardła, co pozwala na ich szybką eliminację.

Prognozowanie:

Warto wykorzystywać generowane przez BI prognozy oparte na danych historycznych. Pomaga to systemom workflow w podejmowaniu decyzji, np. przy planowaniu zasobów.

Jakie korzyści daje wdrożenie workflow w organizacji?

1. Standaryzacja i uproszczenie procedur

Powtarzalne czynności w prosty sposób zostają zautomatyzowane i ustandaryzowane w ramach klarownych ścieżek działania. Jeżeli do tej pory projekty czy dane zadania były finalizowane przy braku konkretnych struktur i schematów, teraz ich uczestnicy mogą liczyć na skrócenie procedur do tych niezbędnych i najbardziej sprawdzonych kroków, które dodatkowo wykonywane są z częściowym wsparciem inteligentnych technologii.

2. Zwiększenie kontroli

Oraz przejrzystości procesów biznesowych. Systemy workflow zapewniają pełną widoczność wszystkich etapów realizacji zadań, umożliwiają śledzenie postępów pracy oraz identyfikację potencjalnych wąskich gardeł. To przekłada się na lepszą koordynację działań i szybszą reakcję na pojawiające się problemy.

3. Redukcja kosztów

W obszarze finansowym, wdrożenie workflow prowadzi do wymiernych oszczędności. Redukcja czasu potrzebnego na realizację zadań, eliminacja błędów i niepotrzebnych działań oraz optymalizacja wykorzystania zasobów przekładają się na niższe koszty operacyjne.

4. Minimalizacja błędów

Przepływy pracy zmniejszają ryzyko problemów, które mogą pojawiać się przy wykonywaniu czynności w sposób ręczny, z pominięciem systemu.