Master Data Management System
aplikacja dla Microsoft Dynamics 365 Business Central

Master Data Management System to rozszerzenie aplikacji Microsoft Dynamics 365 Business Central, które umożliwia użytkownikom konfigurację zestawów danych w firmie głównej (np. w firmie centralnej w grupie) i replikację tych danych w firmach lokalnych (odbiorców), korzystających z Business Central w celu zapewnienia spójności danych w obrębie grupy kapitałowej.

Dodatkowo, aplikacja pozwala na konfigurację dowolnej liczby odbiorców, czyli firm docelowych, do których dane są replikowane. Struktura danych replikowanych jest ustawiana jako zestawy danych.

Użytkownicy mogą korzystać z dowolnej liczby utworzonych zestawów danych i ustawić je tak, aby były replikowane do konkretnego odbiorcy za pomocą kartoteki replikacji. Replikację można ustawić jako pełną lub przyrostową. W replikacji przyrostowej eksportowane są tylko dane zmienione od ostatniej replikacji.

Aplikacja znajduje szczególne zastosowanie w sytuacji, gdy firma chce tworzyć i utrzymywać określone kartoteki Dynamics 365 Business Central (np. zapasy, BOM-y, dostawcy) w jednej głównej firmie – zwanej firmą “master”, a następnie synchronizować dane ze swoimi spółkami zależnymi (firmami “odbiorcami”).

W Master Data Management System wymiana danych jest zawsze przeprowadzana z firmy głównej do odbiorcy. Firma główna to firma, w której przechowywane są wszystkie dane uznawane za globalne. Odbiorcy to firmy, do których dane są wysyłane.

W zależności od typu instalacji Dynamics 365 Business Central w organizacji, zarządzanie wymianą danych odbywa się w jednej bazie danych, w wielu bazach danych lub w wielu bazach danych zlokalizowanych na kilku serwerach SQL lub przy pomocy korporacyjnych systemów ERP, takich jak SAP, Oracle itp.

Istnieje możliwość synchronizacji danych między firmami w różnych wersjach Dynamics 365 Business Central lub Dynamics NAV. Master Data Management System sprawdza się w także w przypadkach, w których niektóre firmy w Business Central zostały zainstalowane w środowisku on-premises, a inne w modelu SaaS.

Przykład synchronizacji danych przy użyciu Master Data Management System w organizacji z jedną bazą danych Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV).

W przypadku wersji SaaS nie jest już konieczne zarządzanie oddzielnymi krajami w różnych bazach danych ze względu na lokalizację firmy/spółki zależnej ani zarządzanie nimi w oddzielnych centrach danych ze względu na przepustowość. Dlatego zaleca się, aby organizacje tego typu tworzyły różne środowiska produkcyjne w obrębie tego samego tenanta (jedno środowisko produkcyjne dla każdego kraju). Przyjęcie takiego podejścia pozwoli uprościć architekturę aplikacji. Rozwiązania Master Data Management System można użyć do synchronizacji danych między firmami. Synchronizacja będzie także możliwa w przypadku zarządzania różnymi firmami w różnych tenantów.

Przykład synchronizacji danych przy użyciu Master Data Management System w organizacji z wieloma bazami danych na serwerze SQL.

Przykład synchronizacji danych z użyciem Master Data Management System, podczas której bazy danych Dynamics 365 Business Central (lub Dynamics NAV) są synchronizowane na serwerach zlokalizowanych w różnych centrach danych (najczęściej z powodu niewystarczającej przepustowości). Architektura Master Data Management System bazuje na założeniu, że niektóre ze spółek zależnych w organizacji korzystają z własnych instalacji Dynamics 365 Business Central wdrożonych na różnych serwerach.

Innym wariantem instalacji Master Data Management System jest wdrożenie rozwiązania w organizacji ze spółkami zależnymi, które pracują z ujednoliconymi danymi podstawowymi. Dane te mogą się jednak różnić w zależności od regionu, w którym działa spółka zależna. W takim przypadku tworzona jest warstwa działająca pomiędzy firmą główną a wszystkimi odbiorcami. Firmy regionalne stają się odbiorcami dla firmy głównej w grupie, ale są jednocześnie firmami głównymi dla spółek zależnych w swoich regionach. Na powyższym diagramie przedstawiono przykładową regionalizację w środowisku on-premises. Takie podejście można przyjąć także w przypadku instalacji w modelu SaaS – aby utrzymać „warstwę pośredniczącą” – firmy regionalne – należy wykorzystać co najmniej jedno środowisko produkcyjne.

Przykład synchronizacji danych przy użyciu Master Data Management System w organizacji, w której Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) jest używany przez spółki zależne w grupie, a inny system, np. SAP jest używany jako system korporacyjny. W takim przypadku, SAP może być źródłem danych dla firmy głównej (jak pokazano na diagramie), ale możliwe są także inne scenariusze. Według nich, Master Data Management System jest źródłem danych zarówno dla systemu SAP, jak i Dynamics 365 Business Central lub dane wysyłane są bezpośrednio z SAP do firmy odbiorcy, a część typowych danych Dynamics 365 Business Central jest nadal przechowywana w firmie głównej. W ostatnim przykładzie, dla Dynamics 365 Business Central wymagana jest oddzielna firma główna ze względu na różnice między strukturami danych SAP i Dynamics 365 Business Central. Dlatego, konieczne jest utrzymanie na przykład grup księgowych, wymiarów i planów kont w firmie głównej. Należy pamiętać, że integracja z systemem SAP nie jest częścią standardowej funkcjonalności Master Data Management System.

Zestawy danych zawierają informacje dotyczące struktury replikowanych danych. Użytkownik określa, które tabele i które pola mają zostać uwzględnione w zestawie danych. Może dodać pola i tabele, zarówno z Business Central, jak i innych rozszerzeń czy aplikacji. W procesie replikacji, zestawy danych są łączone z wybranym odbiorcą i określany jest zakres danych do zreplikowania.

Na poziomie zestawu danych użytkownik może zarządzać lokalnymi regułami blokowania, aktywując pola pozwalające na lokalne wstawianie, usuwanie lub modyfikacje. Dzięki temu dokonywanie zmian w globalnych (wspólnych) rekordach w firmach odbiorców (lokalnych) nie jest możliwe.

Przy uruchamianiu replikacji użytkownik decyduje, które dane powinny zostać zsynchronizowane z którym odbiorcą.

Ręczna / Automatyczna

Ręczną replikację użytkownik może uruchomić ręcznie na stronie Kartoteka replikacji lub Lista replikacji. Możliwe jest także skonfigurowanie automatycznego uruchomienia replikacji przy użyciu zapisów kolejki zleceń Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV).

Pełna / Przyrostowa

Pełna replikacja obejmuje wszystkie rekordy z zestawu danych, z uwzględnieniem filtrów ustawionych w wierszu replikacji (jeśli są ustawione). Jeśli nie określono żadnych filtrów, z każdym uruchomieniem procesu replikacji eksportowane są wszystkie rekordy. Replikacja przyrostowa obejmuje tylko dane, które zostały niedawno zmienione (od dat ustawionych w polu Data i godzina ostatniego uruchomienia w kartotece replikacji).

Subskrypcja rekordów

Po włączeniu funkcji replikacji na poziomie rekordu użytkownik może zdecydować, do którego odbiorcy dany rekord powinien zostać zreplikowany. Subskrypcję można wykonać dla pojedynczego rekordu lub zbiorczo za pomocą macierzy dostępnej na liście lub kartotece rekordu. Funkcja replikacji na poziomie rekordu jest dostępna i gotowa do natychmiastowego użycia dla danych takich jak: zapasy, nabywcy, dostawcy, zasoby, kontakty oraz konta K/G. Można ją jednak łatwo wdrożyć także dla innych danych podstawowych. Zaletą funkcjonalności jest to, że uniemożliwia ona

Dane mogą być synchronizowane za pośrednictwem usługi sieciowej publikowanej po stronie odbiorcy, uwierzytelnianej za pomocą aplikacji MS Entra. Jest to zalecana i wymagana metoda podczas wymiany danych pomiędzy różnymi środowiskami. W przypadku firm pracujących w tym samym środowisku możliwe jest zastosowanie prostszej metody komunikacji opartej na bazie danych. Umożliwia ona synchronizację danych między firmami w tym samym środowisku bez konieczności konfiguracji usług sieciowych.

Grupowy odbiorca
Funkcja grupowego odbiorcy umożliwia przetworzenie jednej replikacji dla wielu odbiorców jednocześnie.

Replikacja danych binarnych
Dane binarne odnoszą się do zawartości pól Blob, Media i MediaSet, przechowujących pliki takie jak obrazy lub inne rodzaje mediów. Aplikacja umożliwia synchronizację tych pól.

Transformacje
Funkcjonalność transformacji pozwala na konwersję globalnych wartości replikowanych pól według ustalonych reguł. Dzięki temu możliwa jest obsługa wyjątków dla pewnych firm lokalnych.

Tłumaczenia
Dla tabel takich jak Zapas, Wariant Zapasu lub Warunki płatności, tłumaczenia wartości mogą być dostępne w bazowej aplikacji Business Central. Funkcjonalność tłumaczenia pozwala na np. utrzymanie w firmie globalnej opisów zapasów w języku angielskim, ale lokalnie w języku odbiorcy.

Usuwanie rekordów
Funkcja umożliwia usuwanie rekordów w firmie głównej. W przypadku zreplikowanych rekordów system automatycznie wywoła usługę sieci Web do wszystkich firm, które odebrały rekord i podejmie próbę jego usunięcia. Jeśli proces zakończy się pomyślnie, rekordy zostaną usunięte z firmy głównej. Przygotowane przez nas narzędzie do zarządzania rekordami Master Data Management System umożliwia usuwanie rekordów tylko z wybranej firmy odbiorcy.

Konfiguracja lokalnego szablonu
Konfiguracja lokalnego szablonu w Master Data Management System pozwala na automatyczne zastosowanie szablonu konfiguracji po uruchomieniu synchronizacji rekordów. Szablon konfiguracji jest używany tylko raz, to znaczy podczas tworzenia nowego rekordu w firmie odbiorcy. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania warunków, na podstawie których szablon konfiguracji zostanie zastosowany dla danego rekordu.

Master Data Management System i możliwości rozbudowy
Aplikacja Master Data Management System oferuje szerokie możliwości rozbudowy funkcjonalności. Dostępnych jest wiele elementów typu „publisher”, które umożliwiają rozbudowę aplikacji lub integrację z systemami zewnętrznymi.