Bonuses & Accruals
aplikacja dla Microsoft Dynamics 365 Business Central

Podstawowym elementem aplikacji Bonuses & Accruals jest kartoteka bonusu, która określa, dla jakich transakcji sprzedażowych czy zakupowych bonus powinien zostać naliczony. Definiuje ona również typ rabatu, czyli główne parametry jego naliczenia, takie jak: typ i metodę kalkulacji, konta księgowe oraz szczegóły dotyczące sposobu księgowania i rozliczania. Kartoteka określa też podmiot lub podmioty będące odbiorcą rabatu, przedmiot lub przedmioty sprzedaży podlegające naliczeniom, a także okres, za jaki rabat będzie naliczany. Szczegóły dotyczące sposobu naliczania rabatów definiowane są na podstawie progów naliczenia bonusu i procentów lub kwot, które w danym progu mają być kalkulowane.

Wszystkie zapisy naliczające rabat przechowywane są w odpowiedniej księdze pomocniczej. W zależności od ustawień możliwe jest księgowanie rezerw na zrealizowane naliczenia. Po zakończeniu okresu obowiązywania bonusu jest on zamykany i może zostać rozliczony ręcznie lub poprzez wystawienie faktury korygującej sprzedaży lub faktury zakupu.

Proces jest realizowany w oparciu o kartotekę bonusu, która określa:

• dla kogo,
• za jaki okres,
• na jakich warunkach,
• dla jakich towarów (zapasów), grup zapasów lub wymiarów,
• i jakie transakcje powinny być zakwalifikowane do naliczenia bonusu.

Warunki bonusu są określane na podstawie wielu parametrów, takich jak:

• typ bonusu,
• typ sprzedaży (typ zakupu),
• daty obowiązywania bonusu,
• kod zestawu składników źródła,
• progi obowiązywania bonusu.

W ramach typu bonusu możemy zdefiniować:

• sprzedaż/zakup – określenie rodzaju uwzględnianych transakcji,
• podstawę kalkulacji bonusu: kwotę sprzedaży lub ilość sprzedaży,
• metodę kalkulacji – procentową lub kwotową,
• próg bonusu – naliczanie progresywne do danej wartości lub dla pełnej wartości sprzedaży,
• sposób i szczegóły rozliczenia bonusu,
• naliczanie rezerw.

Aplikacja umożliwia stosowanie różnych kombinacji ustawień typów bonusów, co wpływa na elastyczność rozwiązania.

Typ sprzedaży (typ zakupu) definiuje odbiorcę bonusu. Może to być pojedynczy nabywca, wybrana grupa nabywców lub wszyscy nabywcy. Analogiczne ustawienia są dla dostawcy w przypadku bonusu zakupowego. Ten parametr ustawiamy dowolnie.

Daty obowiązywania bonusu określają początek i koniec okresu, w którym bonus obowiązuje. Na ich podstawie realizowane są zarówno istniejące, jak i przyszłe naliczenia – dzięki czemu moment utworzenia kartoteki bonusu nie jest istotny. Przykładowo, chcąc naliczyć bonus w okresie od stycznia do marca, możemy utworzyć kartotekę bonusa zarówno 1 stycznia, jak i 30 marca.

Kod zestawu składników źródłowych określa podstawę do kalkulacji obliczeń bonusu (zapas lub zasób).

Progi obowiązywania bonusu determinują, jakie bonusy mają być naliczane od jakich wartości sprzedaży lub zakupu. Przykładowo, dla wartości sprzedaży wynoszącej 10 tys. zł lub więcej naliczamy bonus 10%, a po przekroczeniu progu 50 tys. zł bonus będzie wynosił 15%. Możliwe jest również zdefiniowanie wielu progów w ramach jednej kartoteki bonusu.

W momencie aktywacji kartoteki bonusu system sprawdza, które transakcje w zdefiniowanym okresie kwalifikują się do danego bonusu. System bierze pod uwagę istniejące zapisy wyceny (zapasy), zapisy księgi głównej (transakcje K/G) lub zapisy księgi zasobów (zasoby). Na tej podstawie tworzone są zapisy bonusów, które odzwierciedlają warunki zdefiniowane w kartotece. Dodatkowo od momentu aktywacji kartoteki wszystkie kolejne transakcje sprzedaży lub zakupu również tworzą zapisy bonusu. Data utworzenia kartoteki nie ma znaczenia dla realizacji procesu.

Dodatkową funkcją w aplikacji jest naliczanie rezerw w księdze głównej i księdze zapasu (w zapisach wyceny). Rezerwy pozwalają działom księgowym na zarezerwowanie środków finansowych na poczet późniejszych zobowiązań i rozliczeń poprzez zaksięgowanie dodatkowych transakcji do księgi głównej.

W przypadku księgowania rezerw do zapasów powstaną dodatkowe zapisy wyceny, zwiększające lub zmniejszające marże (w przypadku sprzedaży). W ten sposób zyskujemy urealnione statystyki sprzedaży i wartości towarów (zapasów).

Rozliczenie bonusu powoduje jego dezaktywacje i koniec możliwości doliczania do niego kolejnych transakcji. Następnie użytkownik może rozliczyć bonus sprzedażowy (zakupowy) poprzez utworzenie faktury korygującej sprzedaży lub faktury zakupu (faktury korygującej zakupu lub faktury sprzedaży). Wraz z tymi dokumentami generuje raport podsumowania bonusu ze szczegółowym zestawieniem transakcji, dla których bonus został naliczony. Na tym etapie następuje także wyksięgowanie rezerw, jeśli były zdefiniowane. Po zamknięciu kartoteki bonusu użytkownik może ją zarchiwizować.

Kartę kontraktu bonusowego można utworzyć w celu zarządzania okresowymi bonusami w dłuższym okresie. System może z wyprzedzeniem tworzyć wiele kart bonusowych z tymi samymi warunkami dla różnych okresów (zgodnie z wybraną częstotliwością). Umożliwia to kontrolę bieżącego rozliczania bonusów z pojedynczym klientem w trakcie trwania kontraktu.

Firmy naliczające bonusy dla wysokiej liczby transakcji, mogą ten proces zautomatyzować i zaplanować poza godzinami pracy firmy, aby odciążyć system. Co więcej, aplikacja pozwala na tworzenie lub zamykanie bonusów dla wielu kartotek jednocześnie.