Skuteczne zarządzanie organizacją wymaga dogłębnego zrozumienia zachodzących w niej procesów. Rolą Business Intelligence (BI) jest właśnie wspomaganie firmy w gromadzeniu nawet bardzo dużych ilości danych i ich szybkiej analizie. Najlepsze efekty w tym zakresie przynosi przedsiębiorstwom integracja tej technologii z innymi systemami, takimi jak ERP czy CRM. W rezultacie przekłada się to na istotną poprawę jakości podejmowanych decyzji biznesowych.
Business Intelligence – co to za technologia?
To zaawansowana analityka biznesowa, na którą składa się gromadzenie oraz przetwarzanie danych w sposób ciągły oraz przekuwanie ich w informacje przejrzyste nawet dla osób, które nie specjalizują się w obszarze analityki. Kluczowym elementem tego procesu jest przekształcenie “surowych” danych w użyteczną wiedzę, która pozwala na przewidywanie trendów i optymalizację strategii biznesowych.
Systemy BI a tradycyjna analityka biznesowa
Co innego oferują systemy Business Intelligence w porównaniu z narzędziami używanymi przy tradycyjnym sposobie prowadzenia analiz? Choć cel jest ten sam – dostarczanie informacji wspierających organizację w podejmowaniu decyzji – można wskazać tu wiele różnic.
Kompleksowość i zakres dostępności
Siłą rozwiązań BI jest łączenie w jednym miejscu danych z wielu źródeł, takich jak np. oprogramowania ERP. Umożliwiają szeroki dostęp do informacji wielu różnym działom, na różnych poziomach organizacji. Klasyczna analityka przeważnie koncentruje się na pojedynczych źródłach lub węższych obszarach biznesowych oraz jest dostępna przeważnie dla wąskiej grupy analityków.
Automatyzacja i ciągłość
Business Intelligence nie wymaga ręcznego, czasochłonnego zbierania oraz analizowania danych – są one bowiem przetwarzane nieustannie i aktualizowane na bieżąco, w czasie rzeczywistym.
Wizualizacja danych
BI wykorzystuje interaktywne dashboardy i wizualizacje, podczas gdy klasyczne formy analityki często opierają się na statycznych raportach i podstawowych wykresach.
Analityka predykcyjna
Ogromną zaletą są tutaj analizy predykcyjne i wykorzystywanie uczenia maszynowego, co pozwala na tworzenie precyzyjnych prognoz, a nie wyłącznie koncentrację na danych historycznych.
Zdolność przetwarzania
Narzędzia Business Intelligence nie mają tak dużych ograniczeń w zakresie obsługi ilości danych jak tradycyjne systemy. Są w stanie obsługiwać nawet ich ogromne zbiory Big Data.
BI jest technologią bardziej zorientowaną na operacyjność i intuicyjną dla szerokiej grupy odbiorców, podczas gdy tradycyjna analityka biznesowa wymaga większego zaangażowania ze strony organizacji i skupia się na pogłębionych analizach wymagających specjalistycznych umiejętności. Często granica między tymi dwoma kierunkami staje się płynna, gdyż wiele firm adaptuje wybrane elementy BI do swoich tradycyjnych procesów analitycznych.
Główne zastosowanie BI w systemie ERP
Jak już zostało wspomniane, niewątpliwą siłą tej technologii jest możliwość pobierania danych z różnego typu oprogramowań, w tym z systemów klasy ERP (ang.”Enterprise Resource Planning”). Dzięki integracji tej, organizacje zyskują kompleksowe narzędzie do analizy i optymalizacji działalności. Wynika to z możliwości efektywnego wykorzystywania danych zgromadzonych w procesach operacyjnych takich jak finanse, logistyka, sprzedaż, zarządzanie zasobami ludzkimi czy produkcja.
Kluczowe obszary zastosowań zaawansowanej analityki biznesowej w systemach ERP to przede wszystkim:
Analiza finansowa firmy i controlling
Business Intelligence w systemach ERP umożliwia bieżące monitorowanie kluczowych wskaźników finansowych, takich jak przychody, koszty, zyski czy przepływy pieniężne. Użytkownicy mogą tworzyć dynamiczne raporty finansowe i prognozy, ułatwiając zarządzanie budżetem oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Analiza zapasów i logistyka
Dzięki BI organizacje mogą analizować dane dotyczące stanów magazynowych, rotacji towarów i łańcuchów dostaw w systemach ERP. Takie analizy pomagają optymalizować poziom zapasów, minimalizować koszty przechowywania i usprawniać procesy logistyczne.
Analiza produkcji
Integracja z modułami ERP odpowiedzialnymi za produkcję umożliwia analizę wydajności linii produkcyjnych, identyfikację przestojów i ocenę jakości produkcji. Dzięki temu firmy mogą lepiej planować zasoby i eliminować wąskie gardła.
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Business Intelligence wspiera analizę danych HR, takich jak absencje, rotacja pracowników, efektywność zespołów czy koszty wynagrodzeń. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą podejmować lepiej uzasadnione decyzje dotyczące polityki kadrowej.
Personalizacja sprzedaży, usług i marketingu
Integracja z danymi ERP dotyczącymi sprzedaży i klientów pozwala na analizę preferencji zakupowych oraz tworzenie spersonalizowanych ofert. Firmy mogą identyfikować najbardziej dochodowe segmenty klientów i optymalizować strategie sprzedaży.
Raportowanie i wizualizacja danych
BI automatyzuje procesy raportowania na podstawie danych z ERP, pozwalając na wizualizowanie trendów i wzorców danych.
Współpraca Business Intelligence z systemem ERP to kierunek wspierający przede wszystkim wzrost efektywności poprzez szybką identyfikację problemów, automatyzację procesów raportowania, lepsze zrozumienie potrzeb klientów oraz redukcję czasu potrzebnego na analizę danych. Ponadto, zapewnia zwiększoną kontrolę biznesową, oferując pełniejszy obraz sytuacji firmy i wspierając dokładne planowanie strategiczne.
W nowoczesnych systemach ERP zapewniana jest dodatkowo integracja ze sztuczną inteligencją (AI), co znacząco rozszerza możliwości analityczne podlegające automatyzacji.
Wdrożenie Business Intelligence – korzyści dla firm
Przede wszystkim należy zauważyć, że żyjemy w dobie bezprecedensowego wzrostu ilości danych, wynikającego m.in. z coraz większej liczby użytkowników i urządzeń generujących informacje. Co więcej, dane stają się coraz bardziej różnorodne, utrudniając ich strukturyzację. Tymczasem ich ilość, umiejętność analizy i wykorzystywania to kluczowe czynniki decydujące o sukcesie organizacji – dlatego sięganie po zaawansowane systemy staje się kierunkiem nieodzownym.
Istnieje wiele obszarów działania, które dzięki wdrożeniu BI uda Ci się zoptymalizować.
1. Zintegrujesz i ujednolicisz rozproszone źródła danych
Sytuacja, w której poszczególne działy organizacji funkcjonują autonomicznie i zarządzają swoimi procesami niezależnie od innych jednostek może rodzić problem z efektywnym gromadzeniem i dzieleniem informacji. Wszystkie obszary – czy to sprzedaż, magazyn czy serwis – powinny działać w oparciu o połączenie danych z różnych źródeł w spójnym, kompleksowym raporcie. Jeśli w firmie proces ten polega na ręcznym pobieraniu informacji z różnych systemów i ich konsolidacji w arkuszach Excel, jest to praktyka nie tylko nieefektywna, ale i uniemożlwiająca osobom decyzyjnym bezpośredni dostęp do danych i ich modyfikację w czasie rzeczywistym.
Systemy BI dają natomiast sposobność do gromadzenia danych ze wszystkich źródeł w sposób zautomatyzowany. Ujednolicają je i przekształcają w przejrzyste wizualnie raporty, analizy i pulpity, które mogą być w prosty sposób dystrybuowane dalej w obrębie organizacji wraz ze wskazanym dla użytkowników poziomem uprawnień.
2. Skrócisz czas raportowania do minimum
Manualne generowanie raportów – wciąż spotykana praktyka – to złożony proces obejmujący szereg etapów: od pobrania „surowych” danych, poprzez ich przetworzenie i dostosowanie do potrzeb użytkownika, aż po weryfikację. Ten wieloetapowy proces zabiera czas cenny z perspektywy prowadzenia aktualnych analiz trendów rynkowych, monitorowania kluczowych wskaźników wydajności czy szybkiego dostrzegania ewentualnych niezgodności.
Zaawansowana analityka biznesowa pozwala na pobieranie i przetwarzanie danych z wielu źródeł w bardzo krótkim czasie. Dzięki zaawansowanym algorytmom, platformy te są w stanie błyskawicznie pobierać i przetwarzać nawet najbardziej rozbudowane i złożone zbiory danych (tzw. Big Data). Proces generowania raportów, który tradycyjnymi metodami mógł trwać dni, teraz zajmuje zaledwie kilka sekund.
3. Z systemem BI utrzymasz KPI pod stałą kontrolą
Niepokojącą dla firmy sytuacją jest zbyt rzadkie kontrolowanie strategicznych wskaźników efektywności KPI. Idealny scenariusz zakłada ich śledzenie w sposób ciągły, co jest jednak niemożliwe w przypadku długotrwałego przygotowywania raportów. Znacząco ogranicza to możliwość szybkiego reagowania na zmiany w otoczeniu biznesowym.
Systemy Business Intelligence umożliwiają z kolei biężącą aktualizację i nieustanny monitoring danych przedsiębiorstwa. Dzięki możliwości dostosowania częstotliwości pobierania informacji, organizacja może na bieżąco śledzić swoją kondycję, identyfikować potencjalne problemy oraz analizować ich źródła. Jest to szczególnie wartościowe dla firm borykających się z wyzwaniami takimi jak niedokładna kontrola zapasów czy niespójności w systemach rozliczeniowych. Zaawansowane narzędzia analityczne wspierają szybkie wdrażanie korekt w przypadku wykrycia nieprawidłowości w procesach oraz informują użytkowników, kiedy to KPI osiągną zaplanowane wartości.
4. Zyskasz pełny wgląd w prowadzone operacje
Jeśli organizacja stosuje np. miesięczne cykle raportowania, kierownicy i inne osoby decyzyjne poszczególnych działów mogą mieć utrudniony dostęp do precyzyjnych informacji o aktualnie realizowanych operacjach. Szczególnie problematyczne staje się to w sytuacjach wymagających szybkiego dostępu do wyników finansowych, prognoz czy statusu realizowanych projektów.
W przypadku Business Intelligence osoby na stanowiskach kierowniczych uzyskują dostęp do kluczowych statystyk i danych na bieżąco. Zadaniem narzędzi BI jest m.in. przetwarzanie i prezentowanie informacji na zdefiniowanym przez użytkownika poziomie szczegółowości. Dane są zatem czytelnie filtrowane w sposób niezbędny dla poszczególnych stanowisk.
5. Dzięki Business Intelligence przestaniesz borykać się z błędnymi analizami
Sygnałem świadczącym o konieczności sięgnięcia po narzędzia Business Intelligence są nawracające błędy w analizach biznesowych. Problem ten wynika przeważnie z kilku czynników: wykorzystywania mnogich źródeł danych, stosowania różnorodnych metod ich przetwarzania przez różnych użytkowników oraz rosnącej złożoności analiz.
Szczególnie problematyczna jest praktyka generowania raportów w Excelu przez pojedynczych pracowników, z ręcznym wprowadzaniem zmian i ich komunikowaniem poprzez różne ścieżki – dokumenty papierowe, maile czy ustne przekazy. Taki sposób działania nieuchronnie prowadzi do utraty kontroli nad spójnością informacji.
Użytkownicy systemów BI mogą zaś samodzielnie tworzyć zaawansowane analizy, dashboardy i interaktywne raporty w ramach przyjaznego, intuicyjnego środowiska. Niezależnie od tego, który pracownik i z jakiej lokalizacji wprowadza zmiany w zestawieniach, są one automatycznie synchronizowane w czasie rzeczywistym. Jedną z kluczowych zalet integracji narzędzi Business Intelligence z systemem ERP jest konsolidacja danych poszczególnych działów, rozprowadzanie ich w obrębie organizacji i umożliwianie użytkownikom tworzenia własnych widoków w ramach systemu, zapewniając transparentność procesów.
6. Zapewnisz pracownikom stały dostęp do niezbędnych informacji
Jeżeli dostęp do danych analitycznych zarezerwowany jest wyłącznie dla zawężonej grupy analityków, działu IT czy kadry zarządzającej, odbiera to organizacji szansę na kompleksową optymalizację codziennej pracy. Niejednokrotnie wynika to z faktu, że prawidłowe odczytywanie raportów wymaga określonych, specjalistycznych umiejętności. Pracownicy poszczególnych działów tracą w tym scenariuszu możliwość szybkiego reagowania na aktualne wyniki czy problemy, a także nie mogą analizować informacji w zakresie szerszym niż własny obszar obowiązków, choć może być to pomocne w przypadku współpracy międzydziałowej.
Wdrożenie BI pozwala natomiast na analizowanie każdego aspektu biznesu w kontekście pozostałych. Na przykład, dane sprzedażowe mogą być natychmiast zestawiane z informacjami o kosztach produkcji, efektywności marketingu czy poziomie zadowolenia klientów i widoczne dla wskazanych pracowników z poziomu systemu ERP. Wszystko w ramach czytelnych dla każdego dashboardów, wizualizacji oraz raportów.
Microsoft Power BI w Dynamics 365 Business Central
W przypadku środowiska rozwiązań dla firm stworzonego przez Microsoft, system ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje integrację z Power BI – zaawansowanym narzędziem analityki biznesowej, będącym częścią zestawu Power Platform. Są to usługi powstałe z myślą o samodzielnej pracy użytkowników, m.in. właśnie w zakresie analizowania danych.
Platforma zapewnia intuicyjny dla użytkownika interfejs połączony z potężnymi możliwościami analitycznymi. Narzędzie wykazuje wszechstronność zastosowań w różnych obszarach przedsiębiorstwa – od analityki i finansów, przez marketing i operacje, po działy IT. Jest cennym wsparciem dla szerokiego grona profesjonalistów: począwszy od product managerów i analityków biznesowych, poprzez specjalistów marketingu i księgowości, aż po kadrę zarządzającą wysokiego szczebla, która potrzebuje natychmiastowego dostępu do kluczowych wskaźników i raportów dla podejmowania trafnych decyzji strategicznych.
Dodatkowo, dzięki wsparciu AI, użytkownicy Microsoft Power BI mogą uzyskiwać jeszcze bardziej szczegółowe informacje, takie jak anomalie, trendy czy analizy wskaźników KPI.
