Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców już od 1 stycznia 2024 roku. Od tego momentu wszystkie systemy działające w Polsce będą musiały być kompatybilne z Krajowym Systemem e-Faktur. Dla systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central integracja z KSeF zostanie utworzona na poziomie aplikacji Polish Localization.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna baza i system do wymiany faktur pomiędzy kontrahentami krajowymi. Docelowo powinny się w nim znaleźć wszystkie faktury, które wystawiają krajowi przedsiębiorcy.
Dla zrozumienia działania Krajowego Systemu e-Faktur istotny jest moment, kiedy faktura staje się dokumentem, a dzieje się to dopiero po nadaniu numeru identyfikacyjnego KSeF ID, czyli przetworzeniu w centralnym rejestrze. W momencie uzyskania numeru możemy uznać, że faktura jest faktycznie wystawiona.
Krajowy System e-Faktur jest udostępniany w formie usługi w chmurze i przetwarza faktury zakupu i sprzedaży w formacie plików XML. Ich struktura jest opisana w strukturze logicznej dostarczanej przez Ministerstwo Finansów. Aby zarządzać fakturami w KSeF, konieczna jest autoryzacja. W tym celu można wykorzystać: podpis kwalifikowany, pieczęć, profil zaufany (dla osób fizycznych) lub token. Do integracji systemu ERP Business Central z Krajowym Systemem e-Faktur będziemy wykorzystywać token jako podstawową metodę uwierzytelniania.
Wysyłka faktury do KSeFu będzie wykonywana w kilku kolejnych krokach:
- inicjacja sesji w kontekście podmiotu,
- wysyłka faktury XML,
- weryfikacja pliku i nadanie unikalnego KSeF ID,
- zakończenie sesji,
- UPO dla zakończonej sesji,
- uaktualnienie KSeF ID w księgach.
Aplikacja Podatnika KSeF
W kwietniu pojawiła się Aplikacja Podatnika KseF. Jest to webowy klient, poprzez którego możemy:
- wystawiać, odbierać lub przeglądać e-Faktury,
- zarządzać uprawnieniami użytkowników z firmy,
- przeglądać sesje,
- generować tokeny autoryzacyjne.
Dostępne mamy trzy środowiska Krajowego Systemu e-Faktur:
- wersja testowa – nie wymaga uwierzytelnienia; do korzystania z niej nie powinniśmy wykorzystywać prawdziwych danych na dokumentach, które generujemy;
- wersja przedprodukcyjna (demo) – wymagana jest autoryzacja, jednak wciąż nie powinniśmy wykorzystywać prawdziwych danych;
- wersja produkcyjna – w pełni operacyjny system.
Na rządowej stronie podatki.gov.pl można znaleźć komplet informacji o Krajowym Systemie e-Faktur, a także strefę testową KSeF, komunikaty, środowiska produkcyjne oraz bardzo przydatny obszar pytań i odpowiedzi.
Z jakimi wyzwaniami wiąże się Krajowy System e-Faktur?
Głównym obszarem naszej pracy jest konieczność obsłużenia schematu e-Faktury. Musi on obsługiwać wszystkie możliwe warianty faktury sprzedaży:
- zwykła faktura sprzedaży zapasów, usług,
- faktura sprzedaży z podanym okresem rozliczeniowym (usługa leasingu, najmu),
- faktura sprzedaży z różnymi datami dostaw/realizacji usług,
- faktury sprzedaży z wieloma podmiotami,
- faktura zaliczkowa,
- faktura VAT marża,
- samofakturowanie,
- faktury dla produktów akcyzowych (np. wykazanie akcyzy dla rolników),
- faktura w procedurze OSS,
- faktury z dodatkowymi obciążeniami i odliczeniami na fakturze.
Struktura logiczna e-Faktury zawiera elementy i atrybuty (pola):
- pola obligatoryjne – wypełniane obowiązkowo,
- pola opcjonalne – wypełniane obowiązkowo, jeżeli jest spełniony warunek ustawowy,
- pola fakultatywne – nie są wymagane.
W jaki sposób Polish Localization będzie zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur?
Do komunikacji aplikacji Polish Localization z Krajowym Systemem e-Faktur do autentykacji będzie wykorzystywany token autoryzacyjny.
W procesie sprzedaży:
- faktura będzie sprawdzana i walidowana w trakcie księgowania,
- wprowadzone zostaną dodatkowe słowniki do uzupełniania poszczególnych pól,
- dokument poprawnie zweryfikowany w systemie następnie będzie wysłany i zaakceptowany w KSeF,
- dopiero w KSeF uzyskuje on unikalny numer KSeF ID i staje się faktycznym dokumentem,
- plik XML z fakturą trafia do kolejki wysyłającej do KSeF,
- na podstawie potwierdzenia UPO z KSeF zaktualizowany zostanie KSeF ID w księgach.
W procesie zakupu komunikacja z KSeF obejmuje dwa kroki:
- zapytanie o listę faktur na zadany zakres dat,
- pobranie plików XML z KSeF.
Krajowym Systemem e-Faktur – kluczowe daty
- Od października do grudnia 2021 roku odbywa się pilotaż z udziałem podatników.
- Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur jest dostępny jako rozwiązanie dobrowolne.
- Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby od 1 stycznia 2024 roku fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe.
Plany rozwoju aplikacji i aktualny status prac nad integracją z Krajowym Systemem e-Faktur są dostępne na stronie z dokumentacją dla aplikacji Polish Localization.
