Decyzja o zakupie systemu ERP nie powinna być podejmowana w pośpiechu. To nie jest kolejny mały projekt do zrealizowania w danym kwartale. Wybór odpowiedniego oprogramowania, oszacowanie wymagań i budżetu oraz przygotowanie do samego wdrożenia powinno zająć od kilku do kilkunastu miesięcy – w zależności od skomplikowania obecnej sytuacji firmy i zasięgu jej działania. Niezwykle istotne jest oszacowanie budżetu. Koszty wdrożenia systemów ERP i ich licencji mogą się wahać od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów złotych. W międzynarodowych korporacjach cena systemu ERP może wynieść nawet kilka milionów euro. Wszystko jednak zależy od charakteru działalności, zakresu funkcjonalności systemu, indywidualnych wymagań i modyfikacji, wyboru modelu licencjonowania i hostowania.
Co należy wziąć pod uwagę, wyznaczając budżet na projekt wdrożenia systemu ERP?
Często początkowo porównując ceny systemów ERP, bierzemy pod uwagę jedynie cenę licencji. Jednak nie jest to jedyna składowa i nie zawsze stanowi największy udział w całkowitym koszcie wdrożenia oprogramowania. Jeśli planujesz budżet na inwestycję w nowy system ERP, weź pod uwagę:
- Opłaty za licencję w różnych modelach płatności
- Liczba użytkowników
- Zakres wymaganych funkcjonalności
- Wybór modelu licencjonowania i hostowania systemu
- Koszt rozbudowania serwerowni, infrastruktury IT
- Przeniesienie danych do nowego oprogramowania
- Wprowadzenie dodatkowych modyfikacji, rozszerzeń i koniecznych integracji
- Testowanie
- Szkolenia
- Koszty wynikające ze skalowania
- Wsparcie ze strony firmy wdrożeniowej
- Koszty związane z cyklicznymi aktualizacjami oprogramowania
Wyznacz strategiczne cele dla projektu
Implementacja systemu ERP powinna być ściśle związana z planem rozwoju przedsiębiorstwa. Realizacja długookresowych celów przedsiębiorstwa powinna być wspierana przez nowe oprogramowanie. Takim celem może być obniżenie kosztów działalności, zwiększenie automatyzacji, podniesienie płynności finansowej, optymalizacja w dziale logistycznym, podniesienie efektywności produkcji, lepsza komunikacja i integracja działów, udoskonalenie procesów obejmujących obsługę klienta. Każdy z nich powinien być opracowany według koncepcji planowania celów SMART. Zatem należy dokładnie je opisać, aby były mierzalne, osiągalne, istotne oraz określone w czasie. Jeśli wiesz już, co chcesz osiągnąć, wyznacz wskaźniki efektywności KPI oraz ROI.
Jaki zakres funkcjonalny wybrać?
Systemy ERP to systemy informatyczne wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem o najszerszym zakresie funkcjonalnym. Dzielą się one też na różne klasy – ze względu na wielkość firm, dla których są przeznaczone, ale także na lokalne lub globalne oraz uniwersalne lub branżowe. Wyznacz obszary działalności, które chcesz zintegrować w systemie ERP:
- Księgowość
- HR
- CRM
- Sprzedaż i marketing
- Produkcja
- Magazyn
- Zakupy
- Serwis
Wybierając system ERP, warto również zwrócić uwagę na otwartość oprogramowania i możliwości jego integracji. Chcąc rozwijać jego funkcjonalność oraz zwiększać automatyzację procesów w firmie, zwróć uwagę na nowoczesne systemy, które umożliwiają rozszerzanie jego możliwości i integrację z rozwiązaniami obsługującymi specyficzne procesy.
Jaki model płatności za system ERP wybrać?
Obecnie większość systemów ERP – szczególnie tych nowoczesnych – jest dostępnych w kilku modelach licencyjnych. Nie ma tutaj jednej najlepszej opcji. W zależności od indywidualnych potrzeb Twojego biznesu oraz dostępnych zasobów inny model licencyjny będzie najbardziej korzystny.
Duże firmy, posiadające własne lokalne serwerownie i rozbudowany zespół IT, najczęściej wybierają model licencyjny on-premises. Jest to opcja dla tych organizacji, które dysponują wysokim budżetem na inwestycję. Największe koszty ponoszą na początku – na rozwój infrastruktury IT oraz pokrycie ceny licencji systemu ERP. Jednak przy wysokiej liczbie użytkowników taki model najbardziej im się opłaca.
Z drugiej strony model on-premises wiąże się z mniejszą elastycznością skalowalności oraz wysokimi barierami dla małych i średnich przedsiębiorstw. Te coraz częściej decydują się na system ERP w modelu chmurowym – SaaS. Dzięki płatności subskrypcyjnej za liczbę użytkowników nie muszą ponosić bardzo wysokich kosztów początkowych, inwestować we własną infrastrukturę oraz zatrudniać specjalistów IT do jej obsługi i utrzymania. Miesięczny koszt jest proporcjonalny do wykorzystywanych zasobów i liczby licencji, które mogą być stosunkowo o wiele łatwiej skalowalne.
